O Workspace do Google consiste num ecossistema em nuvem que engloba várias ferramentas de produtividade destinadas a facilitar o dia a dia do trabalho.

Pode ser acedido de qualquer lugar, seja no computador ou no telemóvel, e tem uma versão gratuita e uma versão paga, com funcionalidades mais avançadas.

Com certeza já conheces, pelo menos as ferramentas mais populares, como o gmail, o google docs, o google sheets e o google agenda. Mas não existem só essas. Desconfio que também, pelo menos o recurso ao Google Slides e ao Google Forms irão ser frequentes no teu trabalho.

O Google proporciona um espaço de trabalho virtual, com várias pessoas a poder colaborar simultaneamente, editando e criando os mesmos documentos e trabalhando juntos como se estivessem lado a lado, mesmo que à distância, com atualizações em tempo real.

Para teres o acesso ao Google Workspace gratuito basta criar uma conta no Gmail e ficas com 15 Gb de espaço de armazenamento no teu drive.

Na versão paga, além de mais espaço de armazenamento, segurança reforçada e melhor controlo na gestão dos teus ficheiros e restantes ferramentas, ainda tens a possibilidade de incorporar um endereço de email profissional com o teu domínio personalizado.

O Canva é uma plataforma de design gráfico, simples e intuitivo que permite a qualquer pessoa criar conteúdos visuais de grande impacto para as tuas redes sociais, para todos os teus documentos (apresentações, portfolio, flyers, propostas, etc) com o mínimo de conhecimentos gráficos.

Possui milhares de modelos, fotos, vídeos, elementos e funcionalidades e tem uma versão gratuita que oferece tudo o que precisas para criar todos os conteúdos de design para o teu negócio e não só, também para o negócio do teu cliente.

Só te digo que é fantástico e...viciante!

Será a ferramenta ideal para começares a ver a tua marca a ganhar vida e onde podes criar o teu logo, trabalhar as cores, fontes e layouts e respetivas combinações; criando layouts cativantes e criativos com alto componente estético e conseguires um visual harmonioso reforçando a identidade visual da marca do teu negócio.

Esta é uma das ferramentas imprescindível, arrisco a dizer, para qualquer negócio.

O Trello é uma ferramenta orientada para gestão de projetos e tarefas, sendo uma das minhas ferramentas preferidas para organização das minhas tarefas e dos serviços que presto aos clientes.

Podemos criar um quadro para cada projeto e dividi-lo em listas e cartões facilitando toda a organização do que temos que fazer, podendo juntar ficheiros, fotos, checklists, atribuir tarefas dentro de uma equipa, fixar datas de conclusão, etc. É uma solução eficaz, bastante visual e gratuita até 10 quadros.

Idealmente podes ter um quadro para a tua organização interna e destinar os restantes quadros para cada um dos teus clientes; ou podes preferir ter um quadro para cada vertente do teu negócio, tal como por exemplo, organização diária, calendário editorial, lançamentos de produtos, etc.

Eu falo das ferramentas que eu utilizo, mas claro que existem outras ferramentas com funcionalidades semelhantes tal como o Asana, o Notion, o Clickup, o Monday, etc. que deves explorar e ver qual é que preferes.

Sugiro-te que vejas este vídeo no Youtube e que testes o Trello para experimentares as suas potencialidades.

O Lastpass é uma ferramenta que representa um cofre digital para todas as passwords e dados sensíveis. Isto é útil tanto para as nossas próprias passwords, dados de cartão de crédito, códigos para assinatura eletrónica, senhas das finanças, do wi-fi, apólices de seguros, nº de passaporte, etc. como para ter acesso a esses mesmos dados do nosso cliente sem, na prática, os conhecermos realmente.

Para o teu cliente é uma tranquilidade saber que os seus dados estão seguros e os acessos protegidos, sobretudo se entretanto mudar de assistente virtual, e para nós é igualmente uma isenção de responsabilidade bastante grande visto que conseguimos ter utilizar os dados do cliente sem ter que os escrever ou inserir.

Portanto sugiro que usem um sistema destes tanto para o vosso próprio negócio como o sugiram ao cliente. Apenas será necessário decorar uma única password que é a que abre o nosso cofre, tendo depois todas as restantes informações guardadas lá dentro.

E como funciona? O Lastpass tem uma versão pessoal, família, teams e business, bem como um plano gratuito e premium, e dependendo do que escolheres, podes ou não utilizar certas funcionalidades, tal como protegeres as senhas em vários dispositivos. Deves analisar as opções existentes e decidires o mais adequado para ti neste momento, pois podes mais tarde fazer o upgrade, e o que podes aconselhar ao teu cliente dependendo das suas necessidades.

Existem igualmente outras plataformas deste género, tal como a 1Password e devem escolher a que for mais fácil e intuitiva para vocês. Mas de um modo ou de outro todas elas têm determinadas possibilidades. Ambas têm extensões no Chrome, aliás o LastPass só funciona neste browser por isso se usares outro navegador é melhor que optes por outra solução, tal como o 1Passoword.

A instalação da extensão é bastante útil porque em vez de inserires todos os teus dados de empreitada na plataforma, a extensão permite que vás salvando automaticamente as tuas passwords no cofre à medida em que as vais inserindo nas aplicações.

Têm também a possibilidade de agrupar os dados por grupos e pastas o que facilita a organização, por exemplo “casa”; “pessoal”; “saúde”; “finanças”…etc. e de criar automaticamente senhas longas, aleatórias e por isso mais seguras.

O cliente como administrador do seu cofre controla e define o tipo de acesso que quer dar à assistente virtual. Depois de definir os privilégios da assistente virtual e inserir o seu email, automaticamente é enviado um convite de acesso para o email da assistente virtual. Quando ela acede ao “cofre” do cliente, basta clicar na conta ou plataforma onde pretende entrar pois O LastPass insere as credenciais de login no respetivo site de forma invisível.

A facilidade da partilha de senhas só é permitido em planos pagos, por isso recomendo que uses para ti por exemplo o plano gratuito mas aconselhes um dos planos pagos ao cliente caso contrário não será capaz de fazer o que se pretende que é partilhar os seus acessos sem te revelar as respetivas senhas.

De qualquer modo, acredito que se o cliente não conhecer este tipo de ferramenta irá ficar-te agradecido pela segurança e tranquilidade que isso lhe vai possibilitar…não te esqueças que ele ficará sempre no controlo pois ao fazer login na sua conta, o cliente pode gerir quem vê o quê, organizar todas as suas senhas por pasta, conceder ou remover o acesso a qualquer senha e muito mais funcionalidades orientadas para a proteção do seu negócio e também da sua vida pessoal.

O Calendly é uma ótima ferramenta para agendar as tuas reuniões e outros compromissos de forma fácil e praticamente automática eliminando a necessidade de envio de email ou telefone. E podes integrar várias outras aplicações, por exemplo o zoom para criar automaticamente a reunião logo que alguém agende, ou plataformas de CRM (customer relationship manager).

Tem uma versão gratuita e outra paga, sendo que algumas funcionalidades mais avançadas como envio de emails de notificação, possibilidade de integrar com pagamentos (para consultas pagas por exemplo), envio de questionário pré-reunião, personalização de marca, etc. só estão disponíveis nesta última.

Podes começar com a versão gratuita e, se vires que justifica, fazeres o upgrade para premium. Mas mesmo com limitações, na versão grátis podes definir apenas um tipo de reunião e ajustares igualmente a tua disponibilidade sincronizando com o teu calendário e partilhares o link.

Como funciona? Basicamente tens que abrir uma conta no Calendly e definires as tuas preferências, relativamente ao tipo ou nome da reunião, duração, disponibilidade do teu calendário, horários possíveis, etc. e é gerado um link dessa reunião que podes partilhar com os teus clientes ou potenciais clientes. Assim que este clique no link irá surgir um calendário com a tua disponibilidade para que ele possa escolher um horário para se reunir contigo.

Se sincronizares o Calendly com o teu Google calendário, a reunião será automaticamente adicionada ao teu calendário.

Para além do Calendly que eu uso porque me basta para o que eu preciso, também tens outras ferramentas semelhantes como o Koalendar, o Youcanbookme, o Tidycal ou o Simplymeetme que vale bem a pena explorares.

Quando conseguimos um cliente uma parte essencial no processo de onboarding é a assinatura do contrato, certo? O processo tradicional passava por enviar o contrato para o cliente, esperando que este assinasse e nos devolvesse. Mesmo se fosse por email o cliente teria que imprimir, assinar, digitalizar e devolver…muito tempo e demasiadas voltas.

Para a maior parte dos negócios, a possibilidade de assinatura eletrônica revolucionou os processos do dia-a-dia. Os documentos digitais são bem mais fáceis de controlar e tratar e hoje existem inúmeras aplicações que oferecem soluções eficazes para assinatura de documentos, simplificando os processos e economizando tempo.

E o que é uma assinatura eletrónica? É uma assinatura que é inserida num documento através de uma plataforma que assegura que é de facto o próprio detentor da assinatura que o está a fazer. Uma assinatura digital é um tipo especial de assinatura eletrônica que usa criptografia para proteger o documento e incorpora determinados detalhes como endereços de e-mail, data e local ao momento da assinatura do documento, o número de série e os detalhes de identificação do dispositivo usado para o fazer. Isso cria uma "impressão digital" que torna o documento único e que pode ser verificado e, portanto, acrescenta uma dose reforçada de proteção ao ato.

Aqui em Portugal, no portal do Governo, pode-se ler que uma assinatura digital tem a mesma validade legal que uma assinatura à mão, desde que seja feita com recurso a um software que lhe permita assinar digitalmente e desde que seja possível assegurar a identidade de quem assina. Por exemplo, nos contactos com o Estado Português, a garantia da certificação de assinaturas digitais é realizada com recurso ao Cartão de Cidadão ou à Chave Móvel Digital (CMD).

Por isso, antes de ir mais além, queria ressalvar aqui 2 pontos:

Após leres os regulamentos e perceberes que tipo de assinatura irás precisar, deves explorar as ferramentas existentes para esse fim.

Aqui posso indicar-te, por exemplo, a que eu uso, que é a DropboxSign (antiga Hellosign) que tem até 3 assinaturas por mês no plano gratuito e podes ter o documento em pdf, ou em word ou em google doc. No plano pago, alem de teres acesso a poder recolher mais assinaturas por mês, tens templates, formulários e alertas para o teu cliente não se esquecer de assinar, aprovações de documentos, maior personalização, etc.. Das mais conhecidas tens também o Docusign, o Pandadoc e o próprio Adobe.

Quase todas elas têm uma versão gratuita ou de teste durante um período por isso podes e deves testar antes de decidires por uma delas.

Dependendo de quantos documentos estejas a prever enviar mensalmente para os teus clientes assinarem, terás que verificar se o consegues fazer na versão gratuita de qualquer uma das aplicações ou se necessitas de um plano pago.

O processo é bastante simples, apenas sendo necessário fazeres o upload do documento para a plataforma, arrastares o campo de assinatura e data para o local apropriado dentro do teu documento e enviar para o endereço de email do teu cliente. Este vai receber o email a requerer a assinatura com um link e, mesmo sem ter conta nessa plataforma, basta confirmar que quer assinar eletronicamente e seguir as instruções que lhe permitem digitar, carregar ou desenhar a sua assinatura. Mais simples não há.

Caso ainda não uses uma destas plataformas, podes simplesmente enviar o documento para o teu cliente em pdf, ele faz o upload diretamente para a plataforma de autenticação da assinatura digital, cujo link está acima, e depois grava e devolve-te já assinado digitalmente.